如何快速美化一份充滿文字的簡報？ ~ 無聊隨筆。 Trivial Things

前言

近年來，簡報的視覺化與圖像化，越來越受到歡迎與重視。圖像化後的簡報，不僅有助於表達生硬不易理解的抽象概念，還能有效降低簡報中的文字量，使簡報顯得簡潔與美觀。然而，對於某些情況而已，製作一份圖像化的簡報並非一個合適的方法。

不知道各位有沒有過這種經驗，你的指導教授或上級長官，突然寄給了你一份內容你不太熟悉的資料。請你用這些資參考料，在兩天內幫他們製作一份演講或授課用的簡報。在這種有時間壓力，主題又不是自己所熟悉的領域的情形下，你會發現要設計出一份視覺化的簡報，其實非常困難。就算你天生神力，可以在極短時間內上繳一份圖像化的簡報，但長官們卻不見得會對此滿意。原因在於，抽象概念的具現化，涉及到資訊內化以及圖像發想這個過程。對於非簡報的設計者而言，可能會覺得圖像化的簡報，文字過於精簡，不利於完整地闡述演講內容或教學主題。再者，簡報本身可能會作為教材使用，圖像化後的簡報，可能會喪失一些資訊細節，不利聽眾的後續複習。因此，你的上司可能會希望盡量保留文字內容，不要做過多的刪減。而要如何在短時間內設計出一份充滿文字，但看起來依然簡潔的簡報，就是本篇文章想分享的內容。

案例

下面這幾張投影片，是某政府機關請我協助修改簡報檔的其中一部份。原始檔案總共七十多頁。專案負責人轉達說，某位上級長官希望我可以在三天的時間內完成這份簡報的修改，且要一字不漏的盡量保留文字內容勿做任何刪減。

綜觀這份簡報，不難看出內容與排版架構應該是直接承襲了某份Word檔。這導致簡報充斥了太多擁擠，不易閱讀的文字。這種作法不僅導致了簡報失去其應有的精簡本質，也讓word排版易讀的優點消逝殆盡。此外，原製作者可能出於讓簡報看起來生動活潑，或是保有word排版時階層對比的想法，在簡報中大量了使用SmartArt的功能。不過，此種作法，反而引入了大量的視覺雜訊，使簡報變得紊亂看不出重點。

其實，如果可以靜下心來仔閱讀這份簡報，還是可以看得出原作者在編載教材上的用心。整體章節架構明瞭清晰，廉政法律相關的脈絡也有很清楚的交代，且也考慮到太多的法律條文可能讓教材略顯枯燥，不易吸收。所以額外輔以了許多廉政相關的實際案例，幫助聽眾掌握廉政基礎概念。只是種word形式的簡報，很難引起聽眾的興趣或共鳴。

消除雜訊（降噪）

確認色彩風格

要讓簡報變得清爽乾淨，首先必須降低雜訊，統一整體配色風格。由於，此份的簡報主題為廉政，因此我選擇了可以帶表廉潔以及陽光法案的白色以及藍色作為主要配色。以此為基礎，選擇了一張在藍天下的法院作為背景圖片，對封面進行重新製作。

修改前：

修改後：

原始的條列式的大綱頁其實感受不太到章節之間的關係，也看不出階層之間的對比效果。因此，將大綱重劃分為三個主要章節，加放次章節於主章節的下方。主章節之間則以箭頭彼此連接，用來表示章節之間的走向。另外，在這份大綱頁上加上一層白色遮罩，透過移動白色遮罩的位置，讓大綱頁在後續可以當具有引導功能的過渡頁使用。

修改前：

修改後：

確認文字風格

處理完了封面頁與章節頁，接著就是處理內容頁的部分。第一步，依然是進行降噪，移除不必要的smart art功能，只保留文字內容。配色一律以藍白為主色調。為避免同時使用太多種字體所產生的視覺雜訊，內文一律只使用思源黑體，並以黑灰二色呈現。為凸顯重點文字與一般文字之間的差異，一般文字選用灰色並搭配細體（thin）顯示，重點文字則用藍色並搭配粗體(bold)顯示。文字之間的階層關係，則用大小對比來呈現，邏輯關係則用位置和線條表現（詳細概念請參閱簡報藝術烘焙坊：如何調教只有文字的簡報?）。

修改前：